Para dar de alta un vigila debemos ingresar a Administración > Procesos > Vigila:

Y vamos a Nuevo:

Y en esta pantalla vamos a completar toda la información necesaria para generar el nuevo vigila:

• Formulario: seleccionamos el proceso sobre el cual vamos a crear el vigila/recordatorio.
• Detalle: indicamos de qué trata el vigila.
• Tipo: existen dos tipos de vigila, y son los siguientes:
  • Simple: se enviará un mail por cada registro que cumpla la condición del vigila, por separado.
  • Resumen: se enviará un solo mail con el resumen de los registros. Por ejemplo, se pueden agrupar por responsable y enviar un mail con el resumen de todos los registros que tiene pendientes.
• Condición: indicamos la condición SQL que deben cumplir los registros para que sean comunicados. Por ejemplo: que haya pasado la fecha de vencimiento, o que esté en estado pendiente.
  Para esta condición se pueden utilizar los campos de proceso seleccionado anteriormente. También se puede utilizar el parámetro HOY para obtener la fecha actual.
• Modificador de días: aplica una modificación a la fecha actual si utilizamos el parámetro HOY en la condición. Puede sumar o restar días, y nos sirve para hacer condiciones del tipo "comunicar cuando falten 7 días para el vencimiento" o "comunicar cuando hayan pasado 30 días de la fecha de alta".
• Remitente: podemos indicar desde qué mail se envía el recordatorio. Es opcional, y si no se indica tomará el estándar del site.
• Asunto del mensaje: indicamos el asunto del mensaje que se enviará.
• Contenido del mensaje: indicamos el contenido del mensaje a enviar.
  Tanto en el asunto como en el mensaje podemos incluir datos del proceso, utilizando el caracter | seguido del nombre del campo (que podemos ver en la estructura del proceso). Por ejemplo: |titulo o |fecha_alta
• ¿Con link?:  el mail puede incluir el el link al registro o no, para poder ingresar directamente al sistema. Solo podrá ver el registro si quien accede tiene usuario en el sistema y está logueado.
• Menú: indicamos el menú iWeb que se mostrará al acceder al registro en caso de que se envíe el link.
• Comunicar: indicamos a quienes se va a comunicar el vigila. Se puede comunicar de las siguientes forma:
  • Mails: podemos indicar mails fijos, separados por ;
  • Grupo funcional: podemos comunicar a todos los usuarios de un grupo funcional indicando GF:codigo_grupo donde codigo_grupo es el código del grupo funcional en el sistema.
  • Campo del proceso: podemos comunicar al usuario seleccionado en algún campo del proceso. Por ejemplo, si en el proceso hay un campo responsable, indicamos ese nombre de campo, y se comunicará cada registro a su responsable seleccionado.
    Cada elemento deberá estar separado por ;
• Con copia: podemos indicar usuarios a quien se les enviará copia del correo. También pueden ser mails, grupos funcionales o campos.
• Última emisión: el sistema completa la fecha cada vez que se ejecuta el vigila automáticamente.
• Emitir cada: indicamos cada cuánto se emitirá el vigila, y tiene que ser una cantidad en números.
• Unidad de tiempo: indicamos si es cada x días, semanas, meses o años.
  Entonces, con el campo Emitir cada y Unidad de tiempo definimos la frecuencia de ejecución. Puede ser diario cada 1 día, o cada 2 semanas por ejemplo.
• ¿Auditar en notas anexas?: podemos auditar en las notas anexas de cada registro si se comunicó por vigila. El proceso debe tener activadas las notas anexas.
• Estado: el vigila solo se ejecutará cuando esté en estado activado, y cuando queramos detener la ejecución del vigila, lo podemos poner en estado desactivado.

Además, para los vigilas de tipo Resumen vamos a tener algunos campos extra a completar:

• Agrupación de registros: indicamos por qué campo del formulario se realizará la agrupación. Esto quiere decir que por cada valor que tome ese campo se enviará un mail. Por ejemplo, podemos agrupar por responsable, y se enviará un mail a cada usuario responsable con todos sus registros pendientes (indicando en el campo Comunicar ese mismo campo responsable). También podríamos agrupar por estado por ejemplo, o por categoría.
• Encabezado del correo: en lugar de indicar el mensaje completo, para el resumen vamos a indicar primer el encabezado, que es el texto con el que iniciará el correo.
• Campos del formulario a incluir: luego del encabezado vamos a ver una tabla que es el resumen de todos los registros que se van a comunicar. Esta tabla siempre va a tener como primera columna el id del registro, seguido de los campos que indiquemos. Podrías ser por ejemplo un título, una clasificación y una fecha (los datos más relevantes del registro).
• Cierre del correo: es el texto que iría luego de la tabla resumen.
  Tanto en el encabezado como en el cierre se pueden incluir los datos del proceso que se hayan utilizado como agrupación, por ejemplo |responsable y también contamos con la variable |TOTAL_REGISTROS si queremos indicar la cantidad total de registros que se comunican en ese mail de resumen.